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檔案信息管理不僅是專業(yè)檔案管理人員的基本任務(wù)，也是辦公室事務(wù)管理的重要組成部分，所以不同專業(yè)不同層次的辦公室工作人員都需要了解和掌握檔案管理的實(shí)用技能。而隨著現(xiàn)代信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案作為最原始的信息得到廣泛利用，檔案管理也從傳統(tǒng)的手工管理向自動(dòng)方式轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式也從被動(dòng)服務(wù)、單一服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)、多元服務(wù)轉(zhuǎn)變。這對(duì)現(xiàn)代檔案管理人員和辦公室工作人員的能力和素質(zhì)提出了更高的要求。本書(shū)就是為了適應(yīng)這種形勢(shì)的變化，進(jìn)一步提高專業(yè)和辦公人員對(duì)形勢(shì)的適應(yīng)能力而編寫的。

與傳統(tǒng)的檔案管理類教材相比，本書(shū)突出了以下幾個(gè)方面的特色：

1. 突出了學(xué)生的中心地位。本書(shū)將傳統(tǒng)教材以理論為中心變?yōu)橐詫W(xué)生為中心，以學(xué)習(xí)者的認(rèn)知規(guī)律為出發(fā)點(diǎn)，淡化理論的體系性。任何知識(shí)，只有被學(xué)習(xí)者掌握和利用才能發(fā)揮其價(jià)值，所以，在尊重基本理論體系的基礎(chǔ)上，為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代廣大學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)，在內(nèi)容處理方面，本書(shū)作了扁平化處理，主要表現(xiàn)為：根據(jù)應(yīng)用需求，將理論知識(shí)劃分為不同的層次。在正文的表述中，一是通過(guò)“要點(diǎn)提示”對(duì)全章要掌握的基本知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行概括，方便學(xué)生對(duì)應(yīng)掌握知識(shí)點(diǎn)的總體把握；二是通過(guò)黑體字突出基本概念和重點(diǎn)內(nèi)容；三是將內(nèi)容細(xì)化為正文、深度理解、延伸閱讀、案例評(píng)析、圖片（表格）等層次，不同的層次有不同的表現(xiàn)方式。這一方面劃分了內(nèi)容的價(jià)值層次，另一方面也增加了內(nèi)容的可讀性。

2. 強(qiáng)化了應(yīng)用的特色。本課程涉及的理論知識(shí)，是為了提高從業(yè)人員的專業(yè)技能。學(xué)是方式，用是目的。因而，對(duì)學(xué)生來(lái)講，學(xué)習(xí)本門課程，能否背會(huì)、記住并不重要（即使單純的短期記住，時(shí)間一長(zhǎng)也會(huì)忘掉），重要的是要會(huì)用（會(huì)用了也就記住了）。強(qiáng)化動(dòng)手能力是本教材編寫的宗旨，所以，每章后都附有實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)與思考練習(xí)的內(nèi)容，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)參觀、動(dòng)手實(shí)驗(yàn)、分析總結(jié)、思考練習(xí)等方式，把相關(guān)的知識(shí)通過(guò)眼、手、心三位一體的接受，真正變成學(xué)生隨身的技能?？梢哉f(shuō)，與現(xiàn)有的同類其他教材相比，更突出實(shí)踐活動(dòng)的設(shè)計(jì)，突出培養(yǎng)學(xué)生的應(yīng)用能力，是本書(shū)的一大特色。

3. 適應(yīng)了信息時(shí)代的要求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)徹底融入了現(xiàn)代工作與生活的每一個(gè)角落。檔案管理與服務(wù)的信息化不僅是一個(gè)趨勢(shì)，在許多檔案管理部門的實(shí)踐中已經(jīng)取得了豐碩的成果，比如檔案管理信息系統(tǒng)的普及和數(shù)字檔案館的成批涌現(xiàn)等，這要求高校培養(yǎng)的檔案管理和辦公室工作人員必須適應(yīng)檔案信息化的需求。為此，在內(nèi)容編排上，我們?nèi)サ袅伺c檔案管理關(guān)系不密切的企業(yè)內(nèi)部信息管理，調(diào)整了實(shí)物檔案管理的位置，并通過(guò)增加內(nèi)容、強(qiáng)化實(shí)驗(yàn)的方式，突出了電子檔案和檔案信息化（數(shù)字檔案館）的比重。不僅如此，在傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)（比如檔案的整理）中，我們也適應(yīng)時(shí)代需求，融入了現(xiàn)代信息技術(shù)的內(nèi)容?？梢哉f(shuō)，在內(nèi)容上，對(duì)檔案信息化的強(qiáng)化，是本書(shū)與其他教材相比最大的特色。

特別需要指出的是，在對(duì)電子文檔、電子檔案和檔案信息化的描述中，我們還吸收了國(guó)內(nèi)最新的標(biāo)準(zhǔn)（截止到2015年1月）和研究成果，確保內(nèi)容對(duì)實(shí)踐的指導(dǎo)意義在3至5年的時(shí)間中處于領(lǐng)先地位。

本書(shū)共分為十二章，章下不再設(shè)節(jié)，而是直接闡釋問(wèn)題，從而弱化理論的體系性，強(qiáng)化內(nèi)容的扁平性。同時(shí)，在電子政務(wù)和圖書(shū)檔案信息化的時(shí)代背景下，本書(shū)對(duì)檔案電子化、信息化的側(cè)重?cái)U(kuò)大了教材的應(yīng)用范圍。因而，本書(shū)既可作為高等院校的教材，也可作為檔案工作者開(kāi)展現(xiàn)代檔案管理工作的參考應(yīng)用手冊(cè)。但是，受課程學(xué)時(shí)限制，我們無(wú)法對(duì)檔案數(shù)字化的細(xì)節(jié)問(wèn)題，比如數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化分析與操作等內(nèi)容展開(kāi)詳細(xì)論述，讀者可參考計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識(shí)。

在本書(shū)編寫過(guò)程中，編者得到了泰安市檔案館和山東科技大學(xué)檔案館工作人員的大力支持和幫助，在此對(duì)他們表示衷心的感謝。